Microsoft Office365 / Microsoft Teams in Schulen

In vielen Schulen haben die Kinder eine Education-Lizenz von Office365. Viele glauben, dass das „nur“ die Zurverfügungstellung einer Mail-Adresse der Schule ist, aber in dem Paket ist sehr viel mehr enthalten.

In diesem Artikel möchte ich kurz auf das Für und Wider des Lizenzprogramms eingehen und in weiterer Folge auch die Möglichkeiten von Microsoft Teams im Unterrichtsalltag und vor allem in der Arbeitsorganisation der SuS (Schüler und Schülerinnen) beleuchten.

Muss es wirklich Microsoft sein?

Es gibt eine Menge Gründe, die Rolle von IT-Großkonzernen kritisch zu sehen. Die sehr günstigen (bzw. für die Kinder normalerweise kostenlosen) Lizenzen gibt Microsoft natürlich nicht aus reiner Menschenfreundlichkeit heraus. Die „Education“-Lizenzprogramme der großen Hersteller sind neben einer hervorragenden CSR-Maßnahme („seht nur, was wir Gutes für die Gesellschaft tun!“) auch der Einstieg, die Kinder als zukünftige (zahlende) Kunden heranzuziehen. Zusätzlich stärkt man natürlich auch den bestehenden Kundenstock an Unternehmen, denn diese werden eher ihre Microsoft-Produkte weiter und intensiver nutzen, wenn neue Mitarbeiter nach Schulabschluss keine oder nur wenig Zusatzschulung benötigen.

Wie sehen also die Alternativen aus?

1. gar keine digitalen Mittel verwenden?
   Das geht halt an der Realität vorbei. Grundkenntnisse bei der Verwendung von Digital-Anwendungen sind einfach für viele Tätigkeiten von Vorteil. Es ist dabei eher sekundär, mit welchem Tool man dann tatsächlich arbeitet.
   
2. Ein Instant Messenger (üblicherweise WhatsApp) für den Austausch von Informationen („was ist für die Hausaufgabe zu machen?“) genügt?
   Neben den datenschutzrechtlichen Problemen von WhatsApp stehen hier noch die Nutzungsbedingungen entgegen, die eine Verwendung von unter 16-jährigen untersagen. Zusätzlich ist ein Instant Messenger für viele Aufgaben einfach nicht das optimale Werkzeug.
   
3. Alternativ-Lösungen von anderen kommerziellen Anbietern?
   Diese sind entweder ebenfalls von Groß-Konzernen (Stichwort: vom Regen in die Traufe) oder mit signfikanten Kosten verbunden. Das Geld geht dann schlicht für andere Zwecke ab.
   
4. Alternativ-Lösungen auf OpenSource-Basis?
   Aus technischer und gesellschaftlicher Sicht spricht vieles für diesen Ansatz. Es gibt eine Menge an OpenSource-Software, die die (ohnehin eher geringen) Anforderungen von SuS erfüllen könnte. Nur: wer richtet es ein, wer betreibt die notwendigen zentralen Dienste (z.B. Server-Speicherplatz) und wer kümmert sich um die laufende Administration (z.B. Sicherheitsupdates)? Die IT-Kustoden an den Schulen sind ohnehin schon überlastet und der Bund macht keine Anstalten, entsprechende Standard-Lösungen zu erarbeiten und den Schulen zur Verfügung zu stellen.

Daher ist meine Schlussfolgerung, dass die Microsoft-Lösung zwar nicht perfekt ist, aber unter den gegebenen Umständen keine bessere Lösung verfügbar ist.

Was ist eigentlich enthalten?

Das Lizenzpaket von Office365 Education ist relativ umfangreich. Wenn man es mit den kommerziellen Lizenzen für Unternehmen vergleicht entspricht es ungefähr einem Lizenzwert von EUR 10 pro Kind und Monat. Das bedeutet für eine Klasse (30 SuS) einen jährlichen Lizenzwert von ca. EUR 3.500 (ohne Mengenrabatte).

Die folgenden Programme und Services sind enthalten (siehe auch https://www.microsoft.com/de-at/education/products/office):

• Word – Textverarbeitung
• Excel – Tabellenkalkulation
• Outlook – E-Mail, Kalender, Kontakte-Verwaltung, Aufgaben
• Powerpoint – Präsentationssoftware
• OneNote – vielseitig einsetzbare Notizanwendungen
• Teams – Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Nutzern (Zusätzliche Informationen dazu in den später folgenden Artikeln)
• Publisher – Desktop-Publishing (z.B. für kleine Zeitungen)
• Access – Erstellung von einfachen bis mittleren Datenbank-Anwendungen auf SQL-Basis

Die oben genannten Programme können auf Windows-Betriebssystemen lokal installiert werden. Alle Anwendungen außer Publisher und Access können aber auch mit fast identischem Funktionsumfang vom Web-Browser aus verwendet werden, sodass auch Nutzer anderer Betriebssysteme (Mac OSX, Linux) die Software nutzen können. Zusätzlich gibt es auch Mobil-Varianten sowohl für Android als auch iOS.

Neben den „normalen“ Programmen sind auch noch einige interessante Cloud-Dienste enthalten, die man sonst nur von größeren Unternehmen kennt. Vieles davon wird natürlich erst in höheren Schulklassen interessant bzw. relevant:

• Exchange-Online – zentraler Mail-Speicherplatz, gemeinsames Adressbuch, Gruppen-Kalender
• OneDrive – 1 Terabyte (=1.000 Gigabyte) Cloud-Speicherplatz (z.B. für Sicherungen der eigenen Dateien) inkl. Wiederherstellungsfunktion
• SharePoint – gemeinsame Dateiablage; vergleichbar mit einem Netzlaufwerk in der Cloud
• Skype – Video-Konferenzen; spielt keine große Rolle mehr, da auch Microsoft Teams Audio/Video-Konferenzen inkl. Desktop-Sharing erlaubt
• Sway – Erstellen von interaktiven Kursmaterialien, Referaten, etc.
• Forms – Erstellen von Umfragen, Quizzen und Abstimmungen
• Stream – Internes Veröffentlichen von Videos (quasi ein privates YouTube)
• Flow – Prozessautomatisierung, z.B. „schick mir eine e-mail, sobald jemand eine Datei in den Ordner x speichert“
• School Data Sync – Kursverwaltung für die Schulen
• PowerApps – Erstellen von Web- und Mobile-Anwendungen
• Bookings – Buchung und Verwalten von Online-Terminen (z.B. Raumbuchungen); wohl eher für die schulinterne Organisation
• Power BI – Datenvisualisierung

Uuuuh, Cloud! Sind meine Daten denn sicher?

Viele der Daten, die durch Microsoft Office365 verarbeitet werden landen auf Servern von Microsoft in deren Azure-Cloud. Prinzipiell ist Cloud-Computing die Nutzung von Speicherplatz / IT-Resourcen von jemand anderem und daher macht es durchaus Sinn darüber nachzudenken, er dieser „Andere“ ist und wie das abgesichert ist.

Man muss hier zwei verschiedene Elemente unterscheiden:

IT-Security / Datensicherheit

Die IT-Security soll sicherstellen, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten und auch nicht unabsichtlich verloren gehen. Dafür sind eine ganze Menge von Maßnahmen denkbar und auch „Stand der Technik“. Von regelmäßigen Datensicherungen über verschlüsselte Datenträger, Sicherheitspersonal, Feuerlöscheinrichtungen, etc. ist hier vieles in großen Rechenzentren standardmäßig vorhanden. Ein privater Haushalt kann aus sicherheitstechnischer Sicht mit diesen Maßnahmen in keinster Weise mithalten, denn hier ist schon die Durchführung einer regelmäßigen Datensicherung (mit ebenso regelmäßigem Test der Wiederherstellbarkeit) eher selten anzutreffen. Und ein simpler Einbruch oder gar ein Brand bedeuten meist den unwiederbringlichen Verlust aller Daten, die auf im Haushalt aufbewahrten Geräten gespeichert sind. Umgekehrt ist ein großes Rechenzentrum natürlich auch ein viel „lohnenderes“ Ziel für Hacker und Cyber-Kriminelle. Die Rechenzentren treiben daher einen sehr großen Aufwand um ihre Sicherheitsmaßnahmen jeweils am aktuellen Stand zu halten und sich auch von unabhängigen Institutionen (z.B. dem TÜV) mit den dafür vorgesehenen Industrienormen (z.B. ISO 27000) zertifizieren zu lassen.

Ein etwas ungutes Bauchgefühl mag es also bei der Verwendung von Cloud-Computing geben, tatsächlich faktisch untermauern lässt es sich aber nicht.

Datenschutz

Neben der IT-Sicherheit kann (und sollte!) man natürlich auch Bedenken haben, ob Microsoft die Daten nicht auch für andere Zwecke verwendet, z.B. an Datenbroker für personalisierte Werbung weiter verkauft. Schließlich geschieht genau das ja auch beim Besuch vieler Websites oder der Verwendung von weitverbreiteten Apps wie WhatsApp oder Facebook.

Der Unterschied ist jedoch, dass bei der Verwendung von Office365 ein andere Geschäftsmodell zur Anwendung kommt. Anders als bei der Nutzung von YouTube oder WhatsApp ist der Nutzer hier nicht das Produkt, das an die Werbeindustrie verkauft wird sondern der Nutzer ist der Kunde. Aus Datenschutzsicht ist Microsoft ein Auftragsverarbeiter, mit dem eine Vereinbarung nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgeschlossen werden muss. Diese Vereinbarung muss neben vielen anderen Zusicherungen auch enthalten, dass die Daten nicht für andere Zwecke verwendet werden und nur aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen weiter gegeben werden dürfen (z.B. auf gerichtliche Anordnung zur Sicherung von Beweisen in Strafverfahren). Die Vereinbarung ist in den Nutzungsbedingungen der Software enthalten und Microsoft kann nicht einseitig davon abweichen.

Für die Education-Variante von Office365 wurden darüber hinaus zusätzliche Zusicherungen gemacht, damit keine sonst einwilligungspflichtigen Verarbeitungen stattfinden (z.B. das Sammeln von Nutzungsanalysen), denn die Kinder könnten diese Einwilligungen aus rechtlicher Sicht noch gar nicht abgeben.

Sollte Microsoft diese Vereinbarungen missachten, so wäre das eine Verletzung der DSGVO und neben Strafen in Milliardenhöhe droht dann noch ein massiver Vertrauensverlust bei den Kunden. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass Microsoft dieses Risiko eingeht. Die bisherigen Erfahrungen mit Microsoft bei der Umsetzung der DSGVO weisen eher in die Richtung, dass Microsoft die DSGVO als Umsatzbringer für seine Rechenzentren und Dienste sieht und nicht als Bedrohung des Geschäftsmodells.

Wie funktioniert die Installation?

Die SuS haben eine Mail-Adresse erhalten (oft irgendwas wie vorname.nachname@schulname….) und mussten sich selbst ein Kennwort überlegen, das sie sich hoffentlich auch gemerkt haben. Viele haben zuhause wohl gar nicht davon erzählt.

Mit einem Web-Browser geht man auf https://office.com und wählt „Anmelden“.

Daraufhin erscheint ein Anmelde-Formular, dem man später auch noch öfters begegnen wird:

(hier natürlich die Mail-Adresse des Kinds eintragen). Im dann folgenden Formular das Kennwort eingeben und auf „Anmelden“ klicken.

Möglicherweise erscheint noch eine Abfrage, ob man angemeldet bleiben möchte. Danach ist man bereits im Bereich von Office365:

Ein Klick auf eines der Symbole geht gleich in die jeweilige Web-Anwendung, z.B. ein Klick auf „Word“ öffnet Word-Online, ein Klick auf „Teams“ öffnet Microsoft Teams in der Web-Ansicht.

Wenn man jedoch lieber die lokal auf dem PC laufenden Anwendungen bevorzugt (oder parallel dazu nutzen möchte), einfach auf den Button „Office installieren“ klicken und den Installationsanweisungen folgen. Für die Installation werden lokale Administratorrechte benötigt. Falls es auf dem PC bereits frühere Versionen von Microsoft Office existieren (z.B. Office 2016), sollte man überlegen, ob man diese alten Versionen noch behalten möchte. Es gibt dann nämlich teilweise Probleme.

Mobil-Versionen / Smartphone-Apps

Viele der genannten Anwendungen, inklusive Microsoft Teams, stehen auch als App auf Smartphones zur Verfügung. Sie können wie gewohnt aus dem PlayStore (Android) bzw. AppStore (iOS) heruntergeladen werden. Beim erstmaligen Start bzw. der Konfiguration der Anwendungen sind die gleichen Zugangsdaten zu verwenden wie oben beschrieben.

Ausblick

In späteren Artikeln möchte ich auf die Möglichkeiten für die Verwendung von Microsoft Teams bei der Zusammenarbeit der SuS näher eingehen, z.B. das Teilen von Schularbeitsstoff, die Zusammenarbeit bei Referaten oder auch einfach die Verwendung des eingebauten Chat-Clients für den Austausch von lustigen Memes oder sonstigen altersgerechten Blödsinn.

Ich erstelle die Artikel auf dieser Website privat neben meiner beruflichen Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter für Unternehmen aller Größenordnungen. Über konstruktive Kommentare, Feedback und Input per e-mail an freue ich mich.

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Thiemo Sammern

Thiemo Sammern arbeitet seit mehr als 25 Jahren im IT-Bereich, davon die meiste Zeit im Bereich von Datenverarbeitungslösungen für Rechtsberufe, Direkt-Marketing und CRM und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit allen Aspekten des Datenschutzes, u.a. auch in seiner Aufgabe als externer Datenschutzbeauftragter. Er ist auch Gesellschafter und Geschäftsführer der data.mill GmbH aus Salzburg, die mit ihren DSGVO- und Datenqualitätsprodukten unter anderem Kunden wie die Miele, RICOH, Physiotherm oder Atomic berät und betreut.

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